Wanneer investeer je in maatwerk software?

Kant-en-klare softwarepakketten zijn er in veel soorten en maten. Gelukkig maar, want een standaardoplossing is vaak een uitstekende en ook de goedkoopste oplossing voor je automatiseringsproblemen. Toch is het in sommige gevallen beter om voor maatwerk te gaan: een webapplicatie die speciaal gebouwd is aan de hand van jouw specifieke wensen en eisen. Maar wanneer is het tijd voor maatwerk software? Wij zetten een paar richtlijnen op een rij.

Waarom zou je investeren in een webapplicatie op maat?

Een webapplicatie is ontworpen om jou (en je medewerkers, klanten, online bezoekers) het leven makkelijker te maken. Denk aan een programma om een administratieve klus te automatiseren, een app voor interne informatievoorziening (zoals een intranet) of een bepaalde tool waarmee je klanten zelf hun gegevens kunnen aanpassen en een afspraak kunnen maken in de online agenda van je praktijk.

Bestaande softwarepakketten kunnen daar uitstekend bij helpen. Maar soms werkt zo’n pakket juist averechts. Bijvoorbeeld als je maar bepaalde features van het pakket gebruikt. De software bevat dan veel functionaliteiten waar je eigenlijk niets mee doet, maar waar je wel voor betaald.

Andersom kan ook: het standaardpakket biedt juist niet genoeg functionaliteiten, waardoor je meerdere pakketten moet gebruiken om je doel te bereiken. Het koppelen van deze software kan vervolgens een heel karwei zijn en meer tijd en geld kosten dan het zelf ontwikkelen van een geschikt systeem. Ook het uitbreiden van bestaande softwarepakketten kan de nodige nadelen met zich meebrengen. Zo ben je afhankelijk van hoe het systeem zich ontwikkeld waar je tegenaan bouwt. Mocht je het maatwerk bij deze partij inkopen dan kan het gebeuren dat je concurrenten deze extra functies voor een schijntje van de ontwikkelkosten ook mogen gebruiken. Niet echt het concurrentievoordeel dat je hoopte te bereiken dus.

Tot slot gebeurd het ook dat je wensen uniek zijn. Het beoogde systeem bestaat simpelweg nog niet of de bestaande oplossingen zijn nog heel minimaal.

Maatwerk is in dat geval een uitstekende alternatief. Slimme oplossingen die niets teveel en niets te weinig leveren. Geen ongebruikte functionaliteiten of gedoe met een spaghetti van koppelingen. Dankzij maatwerk krijg je exact wat je nodig hebt en creëer je waarde die jouw organisatie onderscheid van de concurrentie.

Wanneer kiezen voor webapplicatie op maat?

Wanneer kies je voor maatwerk in plaats van een standaardoplossing? Er zijn verschillende redenen om te kiezen voor een webapplicatie op maat.

Automatiseren met maatwerk om te groeien

Ooit was het bedrijf een startup, of kleine MKB’er met een handjevol mensen in dienst. Met je standaard softwarepakket kon je prima uit de voeten. Totdat de zaak ging groeien. Meer personeel. Meer klanten. Meer werk. Vaak is dat het punt waarop de problemen beginnen. De software is niet meer in lijn met het ideale werkproces en daardoor stagneren bepaalde bedrijfsprocessen. Gevolg: het werk stapelt zich op en het overzicht verdwijnt. Jullie lopen eigenlijk continu achter de feiten aan. Dat kost tijd en levert bovendien een hoop frustratie op. En, erger nog, je loopt hierdoor al snel omzet mis.

Als ontoereikende software je belemmert in je groei en er is geen standaard oplossing beschikbaar, is het tijd om maatwerk te overwegen. Investeren in een webapplicatie op maat is dan eigenlijk een essentiële stap. Wel is het belangrijk dat je niet overhaast te werk gaat. Zorg dat je weet wat je precies nodig hebt. Breng dus eerst alle knelpunten in kaart en houd daarbij onder andere de volgende vragen in gedachten:

• Waar lopen jullie als organisatie tegenaan?
• Wat gaat er (nog) wel goed?
• Wat moet de applicatie precies gaan doen?
• Is de bestaande software eventueel hierbij te betrekken?
• En hoeveel groei moet de applicatie aankunnen in de toekomst?

Een goede ontwikkelaar kan hierin adviseren. Wie denkt dat een software-ontwikkelbureau altijd op maatwerk zal aandringen om de kas te spekken, heeft het mis. Professionele softwareontwikkelaars zullen altijd aanraden om pas aan maatwerk te beginnen als er geen andere geschikte oplossing is.

Automatiseren met maatwerk om te besparen

Het lijkt misschien tegenstrijdig: een hoop geld uitgeven aan een maatwerkapplicatie om te besparen. Ja, maatwerk is in eerste instantie een behoorlijke investering. Maar vergis je niet: het gebruik van standaard softwarepakketten kan ook een aardige kostenpost vormen. Een paar voorbeelden van de verborgen kosten van een kant-en-klare softwareoplossing:

• Bij de meeste softwarepakketten moet je betalen om een licentie te verkrijgen. Daarbij zit je vaak vast aan een (duur) abonnement.
• Hoe meer afzonderlijke pakketten, hoe meer je handmatig moet invoeren. Dat vergroot het risico op typ- of andere invoerfouten. En iedere ondernemer of directeur weet: fouten zijn duur.
• Afzonderlijke pakketten moeten ook met elkaar kunnen samenwerken. Deze koppelingen zijn vaak alsnog maatwerk en kosten zodoende ook tijd en geld.
• Maatwerk op bestaande software-oplossingen is vaak veel duurder dan het gemiddelde uurtarief van een webdevelopment bureau

Een standaardoplossing kost dus vaak meer dan je je misschien realiseert.

Belangrijker nog: daar waar standaardsoftware je bedrijfsontwikkeling kan belemmeren, kan een maatwerkapplicatie je juist verder helpen als je wilt opschalen. Het automatiseren van bepaalde taken of processen, heeft namelijk tot gevolg dat je meer tijd krijgt voor andere dingen. Je collega’s en jij werken efficiënter en dat bespaart tijd en geld. Er is daardoor meer ruimte om te groeien, en dat betekent meer omzet. Maatwerk verdient zich dus niet alleen terug, maar levert bij een gezonde business case op de lange termijn veel meer op.

Unieke meerwaarde creëren om jouw concurrentiepositie te versterken

Jouw organisatie kan zich onderscheiden door unieke software te laten maken en beschikbaar te stellen. Niet alleen kan dit klanten binden of nieuwe klanten aantrekken maar de software kan ook een onderdeel van het verdienmodel van de organisatie worden. Bij de ontwikkeling van Paas (Platform as a service) of SaaS (Software as a service) is dit het geval. Als je als bedrijf onderscheidend wil zijn, is maatwerk je beste optie.

The sky is the limit, als het gaat om op maat gemaakte webapplicaties. Welke meerwaarde of online ervaring je je cliënten ook wil laten beleven, met eigen software kun je alle kanten op. En dat is geen overbodige luxe, want de lat wordt steeds hoger gelegd. ‘Customer experience’ staat bovenaan het prioriteitenlijstje van zo’n beetje iedere onderneming.

De business case voor jouw software testen?

Vertel ons waar we je mee kunnen helpen:

Contact opnemen

Wanneer is een webapplicatie op maat niet verstandig?

Moet iedereen dan maar aan de maatwerkapplicaties? Nou, nee. Een webapplicatie laten maken heeft lang niet altijd de voorkeur. Dat geldt bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• Er is weinig groei te verwachten. Voor organisaties die echt willen opschalen naar een bedrijfsomvang van een andere categorie, heeft een maatwerk webapplicatie een absolute meerwaarde. Is jouw bedrijf voorlopig nog niet toe aan grootschalige uitbreiding? En zijn je automatiseringswensen niet al te ingewikkeld? Dan is maatwerk niet de beste keuze. Standaard softwarepakketten kunnen in veel gevallen prima voldoen, al dan niet met een paar kleine aanpassingen. Soms kan ook een hybride-oplossing goed werken. Bestaande software wordt dan verrijkt met maatwerk software.
• Je hebt NU een oplossing nodig. Maatwerk is geen haastwerk. Bij een op maat gemaakte webapplicatie wordt alles vanaf de basis ontwikkeld. Zo’n project is niet in een week afgerond, laat staan dat je maatwerksoftware uitvoerig getest is. Kun of wil je hier niet op wachten, dan is een kant-en-klaar softwarepakket (voor nu in ieder geval) de betere oplossing.

Webapplicaties van Web Whales

Web Whales is gespecialiseerd in het realiseren van maatwerkoplossingen. Van complexe platformen en ingenieuze koppelingen tot praktische interne of externe platformen. We ontwikkelen software ‘from scratch’ met Laravel (PHP framework), bij voorkeur via de Scrum-methode. Zo kunnen we gaandeweg altijd nog een en ander aanpassen, mocht dat nodig zijn. Uiteraard bouwen we je applicatie in nauw overleg. Je bent in iedere fase betrokken bij het ontwikkelproces; van het eerste gesprek tot en met de optimalisatie na de livegang. Het resultaat: een product dat helemaal aansluit bij je ambities en waar je nog jaren profijt van hebt. Je beste investering ooit!

Meer weten over de mogelijkheid van een webapplicatie op maat? Bel mail, of kom op de koffie!