Sloepdelen

Projectbeschrijving

Het verhuren van sloepen ging in 2018 zo goed, dat het bedrijf elke week ongeveer een dag bezig was om de administratie te verwerken. Alle reserveringen kwamen binnen in het eigen reserveringssysteem en betalingen moesten vervolgens los in de boekhouding verwerkt worden. Dit kostte tijd en geld. De grote wens van Sloepdelen was om te automatiseren zodat de groeiambitie gefaciliteerd kon worden.

Het proces

Tijdens het ontwikkelproces hebben we veel samengewerkt met degene die de boekhouding deed. Zo hebben we ervoor gezorgd dat we de interne processen goed begrepen alvorens we begonnen met de ontwikkeling. Na de ontwikkeling is de eerste versie van de applicatie getest alvorens deze in gebruik werd genomen. Na de oplevering zijn er in het begin nog regelmatig handmatige controles gedaan om te controleren of alle (uitzonderings)situaties goed afgehandeld werden, maar na verloop van tijd was ook dit niet meer nodig.

De oplossing

Om het administratieve proces te verbeteren hebben we een webapplicatie gemaakt waarmee drie grote automatiseringsslagen konden worden gedaan: de betalingen worden automatisch in het boekhoudprogramma opgenomen, de btw-tarieven worden automatisch gesplitst en er is een rapportagefunctie ontwikkeld voor uitzonderlijke boekingen:

• Automatisch betalingen in het boekhoudprogramma. De software zorgt ervoor dat betalingen automatisch worden geïmporteerd vanuit Adyen. Vervolgens worden deze gematcht met boekingen in het (maatwerk)boekingssysteem en automatisch verwerkt in het boekhoudprogramma Snelstart.
• Splitsing diverse btw-tarieven. Omdat Sloepdelen ook eten en drinken verkoopt op de boten, hebben ze te maken met verschillende btw-tarieven. Deze worden door de koppeling allemaal uitgesplitst en op de juiste grootboekrekening ingeboekt.
• Rapportagefunctie voor uitzonderlijke boekingen. Daarnaast bevat de koppeling een rapportagefunctie waarmee uitzonderlijke boekingen worden opgemerkt. Deze boekingen kunnen vervolgens handmatig verwerkt worden.

Het resultaat

Door de software worden betalingen automatisch geïmporteerd. Gemiddeld hoeft slechts 0,25% van de boekingen handmatig verwerkt te worden. Zo’n 99,75% is dus geautomatiseerd. Hiermee bespaart Sloepdelen circa 6 uur per week, wat het bedrijf in staat stelt om verder te groeien. Inmiddels breidt Sloepdelen zich onder andere door een overname steeds verder uit en realiseren we ook koppelingen voor deze partijen.