Natuurlijk heb je als webshopeigenaar kosten voor je website, hosting en voorraad. Zet je álle kosten voor het runnen van een webwinkel op een rijtje, dan is dat een enorme waslijst. Zowel voor wie een webwinkel wil starten als voor wie er al één (of meerdere) heeft, is het goed om stil te staan bij de kosten. In dit artikel bespreken wij de verschillende kostenposten. Daarbij kijken we met name naar de kosten (en de opbouw daarvan) voor bijvoorbeeld webdevelopment, het webshopsysteem en de hosting. Ook vragen we ons af: hoe kunnen (toekomstige) webshopeigenaren besparen op de opstartkosten en de webdevelopment kosten?

Starten webwinkel: de reguliere kosten

Wie een webwinkel wil starten, moet rekening houden met tal van kosten. Allereerst zijn er de reguliere kosten voor het opzetten van een onderneming, zoals inschrijving bij de Kamer van Koophandel, kopen van meubilair, huren en inrichten van een kantoor en/of opslagruimte, telefoonkosten, opzetten van een boekhouding, marketingkosten, werven van personeel, openen van een zakelijke rekening, etc. Hoe hoog deze kosten zijn, zal vooral te maken hebben met het ambitieniveau voor de webshop. Immers: hoe kleiner de beoogde webshop, hoe minder kosten er zullen zijn. Daarnaast is het belangrijk om stil te staan bij hetgeen je vanuit je privé in je onderneming inbrengt. Denk daarbij aan een PC of meubilair.

Wanneer je niets uitbesteed kan je een webshop al met een paar honderd euro en een goede PC starten. In de praktijk zal je echter voor de reguliere kosten al snel een paar duizend euro moeten reserveren om bijvoorbeeld je boekhouder te betalen en een ruimte te huren.

Specifieke kosten voor het opzetten van een webshop

Bovenop de reguliere kosten, komen de specifieke kosten voor het opzetten van een webshop. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • inkopen van voorraden;
  • Verpakkingsmateriaal
  • Verzendkosten & betaalkosten
  • Stellingen & inpak gereedschap
  • Ontwikkeling huisstijl & webdesign
  • (het opzetten of ontwikkelen van een) webshop CMS;
  • Hosting & domeinnaam;

Kiest de ondernemer voor dropshipping, dan zal hij op veel van deze posten kunnen besparen (maar zal hij ook veel kleinere winstmarges voor lief moeten nemen). Denk aan het uitblijven van voorraad en verpakkingsmateriaal.

Ontwikkelingskosten webshop

Wil je een webshop opzetten of als webshopeigenaar meer grip krijgen op je kosten, dan is het handig om te weten hoe de kosten van professionele webshops zijn opgedeeld. Voor uitgebreide webshops geldt over het algemeen dat bij het ontwikkelen 30 procent van de kosten naar de voorkant/ frontend, dus naar het design gaat. De overige 50-60 procent gaat naar de backend/achterkant, dit zijn voornamelijk de kosten voor de webdeveloper die hier maatwerk aan verricht. Tot slot zal er 10 – 20% van de kosten in het testen van de webshop gaan zitten. Denk daarbij niet alleen aan de functionele testen maar ook aan het waarborgen van de werking op verschillende apparaten en verschillende browsers. Tot slot wordt er vaak gebruik gemaakt van bestaande extensies of koppelingen. Bij een professionele Magento-webshop kunnen deze kosten al snel oplopen tot 2000 a 3000 euro, terwijl de plugins voor een WordPress-webwinkel vaak maar 50 tot 100 euro kosten.

De hierboven genoemde situatie geld voor uitgebreide webshops, wanneer men een eenvoudige webshop laat bouwen dan kan je de verhouding voorkant (design) en achterkant (backend) omdraaien. Dit is vooral het geval bij standaard WooCommerce & Lightspeed webshops zonder op maat gemaakte functionaliteiten maar met een op maat gemaakt design. Wanneer er in die situatie wordt gekozen voor een bestaand thema of template dan liggen de kosten van de visuele voorkant en de technische achterkant dichter bij elkaar. Het gebruik van een standaard thema of template zorgt tevens voor een grote besparing op de ontwikkelingskosten.

Specificatie terugkerende kosten

Een webshopeigenaar heeft ook periodiek terugkerende kosten. Wie een SaaS (Software as a Service)-webshopsysteem heeft, betaalt daar iedere maand voor. Lightspeed kost bijvoorbeeld 49 tot 189 euro per maand. Met een SaaS-systeem heb je juist weer geen kosten voor technisch onderhoud (updaten en indekken tegen veiligheidsrisico’s), zoals open source-systemen als WordPress en Magento. Bij WordPress kost dit onderhoud al snel 200 tot 500 euro per jaar, voor Magento-webshops is dit een veelvoud. Dan is er nog de hosting. Veel webshops zijn klaar met 15 tot 50 euro per maand, in een enkel geval 100 euro. Een grote, professionele webshop met een service level agreement (SLA) kan daarentegen jaarlijks wel 5000 euro kwijt zijn aan hosting en onderhoud. Voor SaaS-webshops zijn de hostingkosten al verwerkt in de maandelijkse kosten voor het webshopsysteem.

Totale kosten per CMS

Wat zijn de totale kosten voor het starten van een webshop? Dat hangt met name af van de grootte van de webwinkel, het webshopsysteem en de mate van professionaliteit en complexiteit. Aan de onderkant zitten de self builders, waar de opstartkosten gratis zijn of slechts enkele honderden euro’s bedragen en de maandelijkse kosten beperkt zijn tot enkele tientallen euro’s. Hierna behandelen we de totale kosten voor de twee populairste webwinkelsystemen.

WordPress

WordPress (WooCommerce)-webshops, vaak de wat kleinere winkels, zijn doorgaans vele malen goedkoper dan bijvoorbeeld Magento. Vaak kan een WordPress-webdeveloper in een uurtje of 10 – 16 een standaard webshop extensie in een bestaande WordPress webshop zetten. Laat je een nieuwe WordPress website met WooCommerce opzetten dan zal de totale tijd snel oplopen tot een uur of 50-200 afhankelijk van je wensen. Een hobbyist kan dit soms voor minder dan 1000 euro realiseren. Bij freelancers en kleinere bureautjes kost een WordPress-winkel doorgaans zo’n 2500 tot 4500 euro. Middelgrote bureaus vragen ongeveer 5000 – 10.000 euro. Vaak liggen de kosten echter hoger omdat een webshop vaak niet standaard is, in vrijwel ieder project zijn er additionele wensen die voor extra kosten zorgen. Wel handig om te weten: WordPress-webdevelopers zijn meestal een stuk goedkoper dan Magento-webdevelopers.

Magento

Een Magento-shop installatie begint bij een paar duizend euro, maar voor complexe webshops zit dit eerder in de range tussen de 30.000 – 100.000 euro. Dit komt voornamelijk door de hoeveelheid extensies en maatwerk die er in de webshop geïntegreerd dienen te worden. Daarnaast zorgen extra functionaliteiten tevens voor een uitgebreidere testfase en extra uitdagingen om het geheel niet met elkaar te laten conflicteren. De prijs is tevens afhankelijk van het moment waarop de webshop gebouwd wordt, zo is Magento 2 nu nog volop in ontwikkeling waardoor de technische uitdagingen groter zijn. Ook de gewenste doorlooptijd is van invloed op de prijs. Verwacht jij dat een webdevelopment partij alles op alles zet om jouw webshop binnen enkele maanden te voltooien dan zullen zij daarvoor extra freelancers of onderaannemers moeten aanstellen. Deze zijn in de regel veel duurder dan eigen personeel waardoor dit zich ook in de prijs zal reflecteren.

Professionele webshop: doorontwikkelen

Ondernemers die streven naar een professionele webshop die efficiënt wordt gerund, zullen een budget moeten vrijhouden voor doorontwikkeling. De wereld van de e-commerce is constant in beweging, daar moet jij als webondernemer in meegaan. Misschien wil je wat kleine designaanpassingen, same day delivery doorvoeren op je site of een contentsectie toevoegen. Het kan ook zijn dat je behoeftes veranderen en bijvoorbeeld een extra koppeling nodig hebt. Als je de professionaliteit wilt waarborgen, moet je constant verbeteren. Als vuistregel kun je ervan uitgaan dat je een derde van de ontwikkelingskosten jaarlijks achter de hand moet houden om je webshop in een later stadium door te ontwikkelen.

Hoe kan ik besparen op de opstartkosten?

Het opstarten van een webshop loopt al gauw in de vele duizenden euro’s. Besparen is daarom een aantrekkelijk idee. De grote vraag is: hoe kun je bezuinigen zonder in te boeten aan professionaliteit? Vier tips:

  1. Een SaaS-webshop via bijvoorbeeld Mijnwebwinkel (vanaf 19 euro per maand) of Shoptrader (vanaf 25 euro per maand) is veel goedkoper dan bijvoorbeeld een uitgebreide Magento- of Lightspeed-webwinkel, waarvoor vaak duizenden euro’s aan webdevelopmentkosten nodig zijn. Dit soort self build webshopsystemen zijn in de regel echter minder geschikt voor grotere webshops.Je loopt vaak snel tegen de grenzen van het systeem aan.
  2. Met dropshipping kun je besparen op (met name) de voorraadkosten. De winstmarges zijn bij dit webshopmodel alleen een stuk kleiner, waardoor er weinig budget overblijft voor bedrijfsprocessen zoals marketing.
  3. Neem je zelf de online marketing en het tekstschrijven voor je rekening in plaats van dat je daarvoor professionals inhuurt, dan bespaar je veel geld. Marketing behoort voor veel webshops tot hun kerntaken, het uitbesteden is vaak een van de grootste kostenposten. Besparen hierop kan, maar bedenk je dat je waarschijnlijk een groot deel van je sales te danken hebt aan je (online) marketing.
  4. Voor een professionele webshop kost het design (logo’s en websitedesign) al snel duizenden euro’s. Koop je het design los in, bijvoorbeeld door het via sites als Fiverr, 99designs of Upwork te off-shoren, dan kan dit veel geld schelen. Nota bene: over het algemeen zijn de ervaringen van webshopeigenaren met het off-shoren van webdevelopment een stuk minder positief, de taalbarrière maakt het lastig om de technische eisen exact af te stemmen.

Hoe kan ik besparen op de webdevelopmentkosten?

Als webshopeigenaar ben je vaak veel geld kwijt aan webdevelopers (we geloven erin dat we je dat geld ook weer opleveren!). Niet alleen in de opstartfase, maar ook als je later nog wat wilt laten aanpassen in de backend. Enkele tips om te bezuinigen op de kosten voor webdevelopment:

  • Een deel van het werk is zelf te doen, in plaats van daarvoor een webdeveloper in te huren. Je kunt een webdeveloper bijvoorbeeld vragen om een scriptje te schrijven voor datamigratie, maar je kunt de producten ook zelf overzetten.
  • Het scheelt tijd als een bureau je teksten schrijft en beeldmateriaal verzorgt, maar het scheelt jou een hoop geld als je dit zelf doet. Houd in het achterhoofd dat goede afbeeldingen en teksten cruciaal zijn voor je conversie.
  • Denk goed na over het niveau van de webdeveloper. Over het algemeen is het zo een freelancers een minder veelzijdig pallet aan diensten kan aanbieden, grotere bureaus kunnen de expertise van verschillende experts inschakelen en de kleine bureaus zitten daar tussenin. Een freelancer hanteert vaak een lagere prijs, maar heeft ook weinig schakelcapaciteit en is vaak minder professioneel. Een middelgroot bureau zal een team hebben met ook designers en SEO-specialisten, wat de professionaliteit van resultaat ten goede komt. Grote bureaus kunnen zeer gespecialiseerde diensten leveren, maar zijn vaak ook een heel stuk duurder. Werk je met zo’n bureau, dan laat je misschien niets meer ontwikkelen omdat het te duur is. Tip: kies een partij die past bij de fase van je bedrijf. En stap over naar een professionelere webdeveloper als je webshop groeit.

Conclusie

De kosten van een webshop zijn sterk afhankelijk van met name het webshopsysteem, de mogelijkheden daarvan, de grootte van de webwinkel en de verhouding tussen zelf doen versus uitbesteden. Een kleinere, self build webshop hoeft niet meer dan enkele honderden euro’s te kosten om op te zetten. Een grotere en professionelere Magento- of Lightspeed-webshop begint bij enkele duizenden euro’s en kan oplopen tot tienduizenden euro’s. Besparen op de opstartkosten en webdevelopmentkosten is mogelijk, alleen moet je altijd goed nadenken over nadelen.

Lees ook:

Benieuwd naar de kosten voor jouw beoogde webshop? Neem dan contact met ons op.