Met een webshop koppeling breid je de functionaliteiten van je webwinkel uit. Zo kun je de webshop bijvoorbeeld koppelen aan je boekhoudsoftware of applicaties voor voorraadbeheer of pakketafhandeling. In dit artikel leggen wij uit hoe een webshop koppeling werkt, wat de mogelijkheden zijn, welke voordelen het heeft, voor welke webshops een koppeling interessant is en wat de kosten zijn.

Wat is een webshop koppeling?

Met een webshop koppeling koppel je (het CMS van) je webshop aan andere software. Dit kan bijvoorbeeld je boekhoudsoftware zijn, een applicatie om het betaalproces te automatiseren of een CRM-systeem (customer relationship management). Op deze manier vergroot je het aantal functionaliteiten van je webshop. Je implementeert namelijk de mogelijkheden van de gekoppelde applicatie in het webshopsysteem.

Wat is een webshop koppeling?

Met een webshop koppeling koppel je (het CMS van) je webshop aan andere software. Dit kan bijvoorbeeld je boekhoudsoftware zijn, een applicatie om het betaalproces te automatiseren of een CRM-systeem (customer relationship management). Op deze manier vergroot je het aantal functionaliteiten van je webshop. Je implementeert namelijk de mogelijkheden van de gekoppelde applicatie in het webshopsysteem.

Webshop koppelen: hoe werkt dat?

Je webshop kun je koppelen aan andere applicaties dankzij een application programming interface (API). Dat is een set definities waarmee een programma kan communiceren met een ander programma. Je kunt een API zien als een soort gezamenlijke taal die de twee applicaties spreken. Een webdeveloper kan die taal gebruiken om de twee programma’s samen te voegen. Voor open source webshopsystemen zoals WordPress en Magento werkt dit anders dan bij closed source (SaaS-)systemen zoals Lightspeed. Bij een open source systeem heeft een webdeveloper toegang tot de broncode van het webshopsysteem, zodat hij een aanpassing kan maken in het systeem zelf (‘push’ in vaktaal). SaaS-systemen worden daarentegen gehost op een externe server, waarbij je de broncode niet kunt aanpassen. Oftewel: je kunt de data alleen verkrijgen (ook wel ‘pull’ genoemd). De webdeveloper ontwikkelt dan een applicatie die als het ware bovenop het webshopsysteem wordt gebouwd en die beide systemen integreert.

Wat voor soort webshop koppelingen zijn er?

Webshop koppelingen zijn er in allerlei verschillende soorten en maten. De belangrijkste categorieën zijn:

Administratie of boekhouding

Wanneer je als webshopeigenaar je boekhouding koppelt aan je webshopsysteem, hoef je veel gegevens niet meer handmatig in te voeren. De koppeling zorgt er bijvoorbeeld voor dat orders meteen in je administratie worden opgenomen. Dit scheelt niet alleen tijd, maar je kunt er ook vervelende boekhoudfouten mee voorkomen. Veel webshops gebruiken de boekhoudmodules van Exact en AFAS, in de regel zijn die naadloos te integreren met webshop CMS’en als Magento, WordPress en Lightspeed.

Voorraadbeheer

Veel webshops van enige omvang gebruiken software voor voorraadbeheer, zoals Sherpaan of Picqer. Voor een soepele bedrijfsvoering is het nodig om het voorraadsysteem te koppelen aan je webshopsysteem. De voorraden kunnen dan bijvoorbeeld realtime worden getoond op je website, orders bij leveranciers kunnen automatisch worden geplaatst, en de voorraden zijn altijd up-to-date en overal gesynchroniseerd.

Customer relationship management (CRM)

CRM-systemen (customer relationship management) zijn waardevol voor bijvoorbeeld de marketing, sales en klantenservice van webshops. Koppel je je webshop aan je CRM, dan kun je bijvoorbeeld de user experience verbeteren omdat je klanten relevantere producten te zien krijgen. Beschikt je CRM over de actuele gegevens van de klant, dan kunnen die automatisch worden gebruikt bij het bestelproces. Bekende voorbeelden van CRM’s die zijn te koppelen aan webshopsystemen, zijn Salesforce, Microsoft Dynamics en HubSpot.

Enterprise resource planning (ERP)

Een enterprise resource planning systeem is een informatie- en managementsysteem om bedrijfsprocessen op het gebied van logistiek, financiën en administratie te beheren. Modules van een ERP kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor bedrijfsprocessen op het gebied van financiële administratie, productplanning, voorraadbeheer, sales en marketing. Bij een koppeling tussen je webwinkelsysteem en ERP kun je bijvoorbeeld het order- en voorraadbeheer integreren met je boekhouding en CRM.

Pakketbezorging

Pakketbezorgers stellen vaak een API beschikbaar waarmee je webshop direct kan communiceren met het systeem van de pakketbezorger. Integreer je de webwinkel bijvoorbeeld met PostNL, dan worden pakketten automatisch verzendklaar gemaakt en kunnen je klanten aangeven waar ze het pakketje willen ophalen of laten bezorgen.

Leverancierskoppeling

Er zijn twee soorten leverancierskoppelingen. Bij de eerste soort worden de catalogussen en voorraden gesynchroniseerd, waardoor bijvoorbeeld nieuwe producten van de leverancier automatisch aan de catalogus van de webshop worden toegevoegd (inclusief productbeschrijvingen en prijzen). Bij de andere soort leverancierskoppeling worden inkooporders en/of verkooporders automatisch neergelegd bij de leverancier. Dat is met name erg handig voor webshops die dropshippen.

Overige koppelingen

Overige koppelingen die veel worden gebruikt door webshops zijn:

  • Uitlezen, toevoegen of bewerken van reviews, zoals via The Feedback Company, Klantenvertellen, Trustpilot of Kiyoh.
  • Productvergelijkers als nl en Google Shopping, waar webshops hun producten in kunnen zetten om zo gebruik te kunnen maken van een extra verkoopkanaal.
  • Koppeling met social media. Bijvoorbeeld voor het inloggen of registreren, of om likes, shares en comments op te halen.
  • Koppelingen om het betaalproces te automatiseren, bijvoorbeeld via de API’s van iDEAL of PayPal.
  • Product information management (PIM), denk aan Akeneo, zodat informatie overal hetzelfde is opgeslagen.
  • Klantbeheersystemen zoals CRM- of ticketsystemen.

Integratie webshop met andere systemen: de voordelen

Het integreren van een webshopsysteem met andere systemen kan enkele evidente voordelen hebben. Afhankelijk van de webshop en de gebruikte koppeling zijn de voordelen:

  1. Kleinere foutmarge, aangezien een groter deel van de bedrijfsprocessen wordt geautomatiseerd.
  2. Tijdsbesparing, bijvoorbeeld omdat je geen orders meer hoeft over te typen in je boekhouding of de pakketverzending automatisch verloopt.
  3. Orders kunnen sneller worden afgehandeld.
  4. Extra functionaliteiten, zoals een reviewsysteem.
  5. Dubbele voorraden voorkomen, dankzij een koppeling kun je namelijk de voorraden in verschillende systemen synchroniseren.
  6. Makkelijk opschalen van bedrijfsactiviteiten.

Voor welke webshops is een webshop koppeling interessant?

Het koppelen van een webshop met andere systemen is interessant voor webshops die willen automatiseren, of die systemen aan elkaar willen koppelen die niet standaard met elkaar overweg kunnen. Een koppeling is ook aantrekkelijk voor webondernemers met groeiambities. Bij omzetgroei van de webshop stijgen de loonkosten vaak mee. Worden bepaalde bedrijfsprocessen geautomatiseerd via een webshop koppeling, dan kan dit goedkoper zijn dan de loonkosten voor de niet-geautomatiseerde arbeid. Of een e-commerceondernemer een koppeling nodig heeft, hangt vooral af van de systemen die hij gebruikt en het probleem dat hij daarbij ervaart. Een ondernemer met een Magento-systeem zal in de regel bijvoorbeeld geen koppeling nodig hebben om de voorraden van verschillende webshops gezamenlijk te beheren. Gebruikt iemand daarentegen Lightspeed, dan zal hij waarschijnlijk wel een koppeling moeten laten maken.

Welke koppeling is er mogelijk met welk webshop CMS?

In principe zijn er voor de gangbare webshop CMS’en zoals WordPress (met name WooCommerce), Magento en Lightspeed voldoende koppelingen beschikbaar voor alle soorten systemen. Het kan echter voorkomen dat bijvoorbeeld een warehouse of ERP-systeem geen koppeling heeft met een specifiek webshopsysteem. Vaak zijn de fabrikanten van softwaresystemen pro-actief in het ontwikkelen van API’s voor webshopsystemen, aangezien eenvoudige integreerbaarheid voor hen een selling point is. Is er geen standaardkoppeling beschikbaar, dan is een maatwerkkoppeling doorgaans mogelijk.

Integratie webshop met andere applicatie: maatwerk

Als er geen koppeling beschikbaar is tussen het webshop CMS en een andere applicatie, kan een webdeveloper een maatwerkkoppeling ontwikkelen. Grofweg zijn er twee types maatwerk. Allereerst zijn er koppelingen tussen het webshopsysteem en een bestaand programma, zoals bijvoorbeeld het systeem van PostNL. De webdeveloper vraagt de specificaties van de API op en kijkt vervolgens hoe de ‘endpoints’ aan elkaar kunnen worden geknoopt, dus bijvoorbeeld welke velden van de twee systemen met elkaar moeten worden verbonden. Bij het tweede type koppeling schrijft de webdeveloper een stukje zelfstandige software. Dat kan bijvoorbeeld zijn om twee Lightspeed-webshops aan elkaar te koppelen, of om een inkoopapplicatie voor Lightspeed te maken. Dit type koppelingen wordt vooral toegepast bij SaaS-systemen zoals Lightspeed, aangezien de koppeling bij open source systemen in het webshopsysteem zelf kan worden ingebouwd.

Wat kost een webshop koppeling?

De kosten van de koppeling hangen af van de complexiteit van het integreren en de vraag of er maandelijks voor de software moet worden betaald. Moet een webdeveloper aan de slag gaan om een systeem te integreren in het webshop CMS, dan kost dit al snel meer dan 1000 euro. De webdeveloper zal eerst namelijk beide systemen goed moeten bestuderen. Wat kan er allemaal volgens de API? Hoe matcht dat met het webshopsysteem? Vervolgens schrijft hij de code om de endpoints te verbinden. Dat kan erg ingewikkeld en tijdrovend zijn, waardoor de kosten kunnen oplopen. Gelukkig kan je webdeveloper al na het bestuderen van de API je een urenindicatie geven zodat je zicht hebt op de omvang van de investering. Ook complexe maatwerkoplossingen kunnen prijzig zijn. Een zelfstandig ontwikkelde analysetool voor Lightspeed zal bijvoorbeeld veel duurder zijn dan het implementeren van een bestaande koppeling. In sommige gevallen kan maatwerk op de lange termijn echter goedkoper zijn. Voor bestaande systemen moet namelijk vaak maandelijks een vast bedrag worden betaald.

Webshop koppelingen van Web Whales

Web Whales is gespecialiseerd in webdevelopment voor webshops. Wij maken webwinkels en alle mogelijke koppelingen in WordPress (waaronder WooCommerce), Magento 2 en Lightspeed. Onze afdeling webdevelopment kan alle mogelijke standaardkoppelingen realiseren en ontwikkelt tevens maatwerkkoppelingen als er geen standaardsoftware beschikbaar is.

Wil je weten wat het kost om Web Whales een bepaalde koppeling met je webshop te laten realiseren? Neem dan vrijblijvend contact op met ons.